Hay mucho trabajo manual en la administración de los dormitorios, y el proceso en sí es extremadamente complejo. El administrador debe procesar grandes cantidades de información: reservas, habitaciones y propiedades bajo gestión, información sobre los residentes, información sobre los servicios prestados, pago de los mismos, etc. Grandes cantidades de datos, mal gestionados y/o por error humano, conducen a errores en el cálculo de los impuestos por vida y otros servicios. Una contabilidad incompleta y poco transparente crea una falta de economía, dificulta la administración y cobertura adecuadas de las deudas. El trabajo manual del administrador también es el requisito para que los residentes completen documentos manualmente. Es difícil imaginar a un residente moderno de un dormitorio que no se sienta decepcionado por tal proceso.
El moderno sistema de administración de dormitorios resuelve problemas
Con el fin de facilitar el trabajo de los administradores, aumentar los ingresos de la residencia y mejorar la satisfacción de la población, hemos desarrollado un moderno sistema de administración de dormitorios «E-Dormitory». Resuelve los problemas anteriores y realiza las siguientes funciones principales:
Alojamiento
- Alojamiento de nuevos residentes (búsqueda de vacantes, introducción de datos, impresión del contrato en idiomas LT/EN, impresión del comprobante de depósito).
- «Escisión» del residente (búsqueda de un residente por nombre, apellido, alias, dormitorio, habitación, impresión de un recibo de cuenta).
- Ajuste de los datos del alojamiento.
- Alojamiento para residentes a corto plazo (huéspedes)
Contabilidad de inventarios
- Introducción de nuevo inventario
- Impresión de códigos QR de inventario, programación de etiquetas NFC
- Búsqueda de inventario por varios parámetros (quién, qué, cuánto se utiliza)
- Contabilización de alquileres a corto plazo (computadoras, ajedrez, raquetas de tenis, llaves de la habitación, etc.)
Cálculo de impuestos
- Cálculo automatizado de impuestos (todas las tarifas para un período específico y las facturas de pago se envían por correo electrónico, en el portal de autoservicio «Mi dormitorio»).
- Archivo de impuestos / envío de facturas (visualización de datos de períodos impositivos pasados, envío de facturas a una lista de residentes o a un residente específico).
- Cálculo de población (determinación del número de habitantes cada día y del número medio de habitantes).
- Cálculo de la población a corto plazo (determinación del número de habitantes cada día y del número medio de habitantes)
- Configuraciones de residentes para un dormitorio y una habitación específicos (depósito, lavado, secado, deuda, pago en exceso).
Integración con sistemas externos:
- Acceso al dormitorio (por ejemplo, bloqueando la tarjeta de pasaje sin pagar la deuda), habitaciones separadas (por ejemplo, solo a su propia cocina)
- Contabilizar el uso de una lavadora, secadora
- Gestión y contabilidad de aparcamientos (quién, dónde, cuándo se puede aparcar, alquilar a los residentes)
- Máquinas expendedoras de autoservicio para fotocopiadoras, bebidas y aperitivos
- Alimentación en la cantina
- Reserva de locales (para reuniones, entretenimiento, etc.)
- Entradas a eventos
Opciones de pago:
- Métodos de facturación flexibles:
- Los importes pagados se incluyen en la cuenta mensual corriente
- Liquidación instantánea (a través de banca electrónica, billetera electrónica para estudiantes, efectivo)
- gratuito (por ejemplo, para los empleados para aparcar o copiar)
- Muchos canales de pago:
- Pago instantáneo (a través de SEB, Swedbank, Danske, Luminor, Citadele, Šiauliai y Medicinos bankas, cooperativas de crédito, Paysera, MoQ)
- Abono automático mediante pago en efectivo (a través de los terminales Correos de Lituania, Maksima, Perlas, Narvesen)
- Entrada manual del pago después del pago de una manera diferente
Control de deudores:
- mensajes automáticos de correo electrónico, SMS
- Limitación automática de los servicios prestados
- Medidas preventivas (por ejemplo, bloqueo de la tarjeta de acceso a la residencia)
Informes
- Informe de dormitorio (número de plazas ocupadas/vacantes por piso o dormitorio, lista de residentes en una habitación en particular, información para una habitación específica).
- Ocupación de habitaciones, espacio libre, información de habitaciones.
- Búsqueda de residentes (por nombre, apellidos, dormitorio, habitación, por estado de residente).
- Revisión del archivo fiscal.
- Para los residentes, el portal de autoservicio «Mi dormitorio» (servicios prestados, facturas presentadas, pagos realizados, pago del saldo en línea )
Con el «E-dormitory» todos se benefician
La introducción del sistema de administración de dormitorios «e-Dormitory» aporta los siguientes beneficios:
- Cálculo automatizado de impuestos
- Integración de toda la infraestructura de la residencia (control de accesos, servicios, aparcamiento, etc.)
- Transparencia de las actividades financieras
- Ingresos adicionales (estacionamiento, alquiler a corto plazo de inventario, etc.)
- Administración automatizada de deudas
- Moderno y conveniente para los estudiantes
El sistema de administración de dormitorios «e-Dormitory» ya se ha implementado y funciona con éxito en la Universidad Aleksandras Stulginskis, Colegio Técnico de Kaunas.