В адміністрації гуртожитків багато ручної роботи, а сам процес надзвичайно складний. Адміністратор повинен обробляти великі обсяги інформації: бронювання, номери та майно в управлінні, інформація про мешканців, інформація про послуги, що надаються, оплата їх тощо. Великі обсяги даних, неправильно керовані та/або через людську помилку, призводять до помилок при розрахунку податків на життя та інші послуги. Неповноцінний та непрозорий бухгалтерський облік створює неекономіку, ускладнює належне адміністрування та покриття боргів. Ручна робота адміністратора також є вимогою до мешканців вручну заповнювати документи. Складно уявити сучасного мешканця гуртожитку, який би не розчарувався в такому процесі.
Сучасна система адміністрації гуртожитків вирішує проблеми
З метою полегшення роботи адміністраторів, збільшення доходів гуртожитку та підвищення задоволеності населення, ми розробили сучасну систему адміністрації гуртожитку «Е-Гуртожиток». Вона вирішує перераховані вище завдання і виконує наступні основні функції:
Проживання
- Розміщення нових мешканців (пошук вакансій, введення даних, друк договору на мовах LT/EN, друк депозитної квитанції).
- “висічення” мешканця (пошук мешканця на ім’я, прізвище, він же, гуртожиток, кімната, друк рахункової накладної).
- Коригування даних про проживання.
- Проживання для короткострокових мешканців (гостей)
Складський облік
- Введення нової інвентаризації
- Друк QR-кодів інвентарю, програмування NFC-міток
- Пошук інвентарю за різними параметрами (хто, що, скільки використовується)
- Облік короткострокової оренди (комп’ютер, шахи, тенісні ракетки, ключі від кімнати і т.д.)
Розрахунок податку
- Автоматизований розрахунок податків (всі збори за конкретний період і рахунки до оплати подаються на електронну пошту, на порталі самообслуговування «Мій гуртожиток»).
- Податковий архів / відправка рахунків (перегляд даних минулих податкових періодів, відправка рахунків списку резидентів або конкретного резидента).
- Розрахунок чисельності населення (визначення чисельності жителів щодня і середньооблікової чисельності жителів).
- Розрахунок короткострокової чисельності населення (визначення кількості жителів щодня і середньої чисельності жителів)
- Налаштування мешканців для конкретного гуртожитку та кімнати (депозит, прання, сушка, борг, переплата).
Інтеграція із зовнішніми системами:
- Доступ до гуртожитку (наприклад, блокування проїзної картки без сплати боргу), окремих кімнат (наприклад, лише до власної міні-кухні)
- Облік використання пральної машини, сушарки
- Управління та облік паркування (хто, де, коли може паркуватися, здавати в оренду мешканцям)
- Автомати самообслуговування для копіювання, напоїв та закусок
- Годування в їдальні
- Бронювання приміщень (для зустрічей, розваг і т.д.)
- Квитки на події
Варіанти оплати:
- Гнучкі методи виставлення рахунків:
- Сплачені суми включаються на поточний щомісячний рахунок
- миттєвий розрахунок (через електронний банкінг, студентський електронний гаманець, готівку)
- безкоштовно (наприклад, для працівників за паркування або копіювання)
- Безліч платіжних каналів:
- Миттєва оплата (через SEB, Swedbank, Danske, Luminor, Citadele, Šiauliai та Medicinos bankas, кредитні спілки, Paysera, MoQ)
- Автоматичне зарахування готівкою (через термінали Пошти Литви, Максима, Perlas, газетні кіоски Narvesen)
- Ручне введення оплати після оплати іншим способом
Контроль за боржництвом:
- автоматичні повідомлення електронної пошти, SMS
- автоматичне обмеження послуг, що надаються
- превентивні заходи (наприклад, блокування картки доступу до гуртожитку)
Звіти
- Звіт про гуртожиток (кількість зайнятих / вільних місць по поверхах або гуртожитку, список проживаючих в конкретному приміщенні, інформація по конкретному номеру).
- Заповнюваність номерів, вільний простір, інформація про номер.
- Пошук мешканців (за прізвищем, прізвищем, гуртожитком, кімнатою, за статусом резидента).
- Ознайомлення з податковим архівом.
- Для мешканців портал самообслуговування “Мій гуртожиток” (надані послуги, виставлені рахунки, здійснені платежі, оплата залишку онлайн )
З «Е-гуртожитком» виграють усі
Впровадження системи адміністрації гуртожитку “е-Гуртожиток” приносить наступні переваги:
- Автоматизований розрахунок податків
- Інтегрована вся інфраструктура гуртожитку (контроль доступу, послуги, паркінг і т.д.)
- Прозорість фінансової діяльності
- Додатковий дохід (парковка, короткострокова оренда інвентарю і т.д.)
- Автоматизоване адміністрування заборгованості
- Сучасно та зручно для студентів
Система адміністрації гуртожитку «е-Гуртожиток» вже впроваджена та успішно функціонує в Університеті Александраса Стульгінскіса Каунаського технічного коледжу.